Moduły szkoleń

Temat: Tworzenie i zarządzanie cyfrowymi dokumentami

Zajęcia zostaną poświęcone efektywnemu tworzeniu dokumentów cyfrowych z uwzględnieniem zasady prostego języka, oraz zarządzaniu nimi. Wiedza ta jest kluczowa z uwagi na rosnącą liczbę procedur administracyjnych realizowanych elektronicznie oraz potrzebę zapewnienia dostępności usług dla wszystkich użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami.

Czas trwania: 7 x 60 min szkolenie online, 7 x 60 min szkolenie stacjonarne

Cele:

• Wykształcenie umiejętności efektywnego tworzenia i zarządzania dokumentami w formacie cyfrowym, w tym korzystanie z narzędzi biurowych i specjalistycznych aplikacji umożliwiających tworzenie dokumentów dostępnych i zgodnych z zasadami prostego języka.
• Wykształcenie umiejętności stosowania zasad higieny cyfrowej w codziennym życiu

Zagadnienia:

1. Rodzaje dokumentów

• Dokumenty tekstowe,
• Dokumenty PDF,
• Dokumenty prezentacyjne,
• Arkusze kalkulacyjne,
• Dokumenty graficzne,

2. Narzędzia do tworzenia dokumentów:

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) – Jedno z najczęściej używanych narzędzi do tworzenia i edytowania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji.
• Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) – Narzędzia do tworzenia dokumentów online z możliwością współpracy w czasie rzeczywistym.
• LibreOffice/OpenOffice – Bezpłatne oprogramowanie open-source do edytowania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji.
• Canva – Narzędzie do tworzenia graficznych dokumentów, prezentacji i materiałów marketingowych.

3. Narzędzia do tworzenia i edytowania multimediów:

• Obrazy: GIMP: Canva: Narzędzie online do projektowania grafik, plakatów, postów na media społecznościowe.
• Wideo: DaVinci Resolve: Darmowe oprogramowanie do edycji wideo i postprodukcji. Filmora: Łatwe w użyciu oprogramowanie do edycji wideo, które oferuje prostą obsługę. Beecut.
• Audio: Audacity: Darmowe oprogramowanie do nagrywania i edycji dźwięku.
• Animacje: Blender: Oprogramowanie open-source do tworzenia animacji 3D.

4. Platformy do publikowania i dystrybucji multimediów:

• YouTube: Platforma do udostępniania wideo.
• Vimeo: Alternatywa dla YouTube, skierowana do profesjonalistów.
• SoundCloud: Platforma do publikowania i dzielenia się plikami audio.
• Instagram, TikTok: Platformy społecznościowe do publikacji obrazów i filmów.

5. Elektroniczne formularze:

• Narzędzia pozwalające na elektroniczne składanie wniosków i formularzy przez obywateli, które są natychmiastowo przekazywane do odpowiednich urzędów.

5. Organizacja i przechowywanie dokumentów

• Systemy zarządzania dokumentami (DMS): Systemy takie jak SharePoint, Google Workspace czy Microsoft OneDrive umożliwiają przechowywanie, organizowanie i współdzielenie dokumentów w sposób bezpieczny i uporządkowany.
• Cloud Computing: Usługi chmurowe takie jak Google Drive, Dropbox, OneDrive oferują przestrzeń do przechowywania dokumentów online, z dostępem z dowolnego miejsca.
• Struktura folderów: Ważne jest, aby dokumenty były przechowywane w logicznych folderach, ułatwiających późniejsze wyszukiwanie i dostęp.

6. Zarządzanie wersjami

• W przypadku współpracy nad dokumentami istotne jest śledzenie różnych wersji i zmian. Większość narzędzi do edytowania dokumentów cyfrowych, takich jak Google Docs czy Microsoft Word, oferuje funkcję historii wersji, pozwalającą na przywracanie wcześniejszych edycji dokumentu.

7. Bezpieczeństwo dokumentów

• Szyfrowanie: Ochrona dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem jest kluczowa, szczególnie w przypadku wrażliwych informacji. Dokumenty mogą być szyfrowane zarówno na etapie przechowywania, jak i przesyłania.
• Zarządzanie dostępem: Współczesne systemy umożliwiają nadawanie różnych poziomów dostępu do dokumentów, co pozwala na kontrolowanie, kto może je edytować, przeglądać lub udostępniać.
• Podpisy elektroniczne: Wiele systemów umożliwia dodawanie podpisów elektronicznych, co jest niezbędne w kontekście podpisywania dokumentów formalnych w sposób zgodny z przepisami prawa.
• Backupy: Regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów jest kluczowe, aby zabezpieczyć dane przed ich utratą. Można to robić na nośnikach fizycznych lub w chmurze.

8. Edycja i współpraca nad dokumentami

• Współpraca w czasie rzeczywistym: Narzędzia takie jak Google Docs, Microsoft 365, Notion czy Slack umożliwiają jednoczesną edycję dokumentów przez wielu użytkowników.
  Komentarze i śledzenie zmian: Funkcje komentarzy i śledzenia zmian w dokumentach umożliwiają łatwe zarządzanie procesem redakcyjnym i współpracę nad dokumentami w zespole.

9. Udostępnianie i dystrybucja dokumentów

• Dokumenty cyfrowe mogą być łatwo udostępniane za pomocą e-maila, linków do plików w chmurze lub przez systemy zarządzania dokumentami.
• Istnieją również narzędzia umożliwiające publikowanie dokumentów na stronach internetowych lub platformach intranetowych.

10. Archiwizacja dokumentów

• Archiwizacja: Przechowywanie dokumentów w sposób, który umożliwia ich długoterminowy dostęp, ale także przestrzega przepisów prawnych dotyczących przechowywania danych. Wymaga to uporządkowanego systemu i przestrzegania przepisów RODO lub innych regulacji.
• Usuwanie dokumentów: Ważne jest, aby po upływie określonego czasu usunąć dokumenty, które już nie są potrzebne, w sposób bezpieczny, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu.

11. Zgodność z przepisami i standardami

• Wiele branż wymaga, by dokumenty cyfrowe były zgodne z określonymi standardami i przepisami prawnymi. Na przykład, w sektorze publicznym w Polsce istnieją wymogi związane z przechowywaniem dokumentów elektronicznych, zgodność z normami eIDAS dla podpisów elektronicznych oraz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO).

12. Automatyzacja procesów związanych z dokumentami

• OCR (Optical Character Recognition): Narzędzia do rozpoznawania tekstu w dokumentach skanowanych lub obrazach mogą pomóc w digitalizacji i organizowaniu fizycznych dokumentów.
• Workflow automation: Automatyzacja obiegu dokumentów, np. za pomocą platform takich jak DocuSign czy Trello, pomaga zautomatyzować procesy zatwierdzania, podpisywania i archiwizowania dokumentów.

13. Skanowanie dokumentów papierowych:

• Skanowanie dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych w pliki cyfrowe za pomocą skanerów, które zapisują je w formatach takich jak JPEG, PNG, TIFF lub PDF. Skanowane dokumenty mogą być później przechowywane, udostępniane i przetwarzane w formie cyfrowej.

14. Dobre nawyki cyfrowe

• Stosowanie zasad higieny cyfrowej w codziennej pracy

Korzyści dla uczestnika/uczestniczki:

Po zakończeniu szkolenia uczestnik/uczestniczka nabędzie praktyczne umiejętności w zakresie:

• Zwiększenia efektywności pracy
• Szybszego przetwarzania dokumentów
• Redukcji czasu na obieg dokumentów
• Oszczędności kosztów
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych
• Ułatwienia dostępu do dokumentów
• Poprawy współpracy i komunikacji
• Ułatwienia archiwizacji i przestrzegania przepisów prawnych
• Zwiększenia przejrzystości i dostępności
• Transparentności działań administracji
• Łatwiejszego dostęp do informacji
• Łatwiejszej integracji z innymi systemami
• Stosowania higieny cyfrowej w codziennej pracy

Temat: Cyberbezpieczeństwo i ochrona danych

Temat wynika bezpośrednio z narastającej liczby ataków cyfrowych, które mogą paraliżować działanie instytucji publicznych i narażać na szwank wizerunek i bezpieczeństwo państwa oraz jego obywateli

Czas trwania: 7 x 60 min szkolenie online, 7 x 60 min szkolenie stacjonarne

Cele:

• Zapoznanie uczestników z aspektami przestrzegania prawa i zasad bezpieczeństwa w sieci. Respektowanie prywatności informacji i ochrony danych, praw własności intelektualnej, etykiety w komunikacji i norm współżycia społecznego.
• Ocena zagrożeń związanych z technologią i ich uwzględnienie dla bezpieczeństwa swojego i innych.
• Wykształcenie umiejętności stosowania zasad higieny cyfrowej w codziennym życiu

Zagadnienia:

1. Zabezpieczenie sieci:

• Zapory ogniowe (firewalle): Blokują nieautoryzowany dostęp do sieci, filtrując ruch przychodzący i wychodzący.
• Wirtualne sieci prywatne (VPN): Tworzą bezpieczne połączenie między użytkownikami a siecią, zapewniając prywatność przesyłanych danych.
• Systemy wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDS/IPS): Monitorują sieć w celu wykrycia prób nieautoryzowanego dostępu lub innych podejrzanych aktywności.

2. Ochrona urządzeń i systemów:

• Antywirusy: Programy, które wykrywają i neutralizują złośliwe oprogramowanie (wirusy, trojany, ransomware, spyware).
• Zarządzanie łatanie oprogramowania: Regularne aktualizowanie systemów operacyjnych i aplikacji, aby zabezpieczyć je przed znanymi lukami bezpieczeństwa.

3. Zarządzanie tożsamościami:

• Single Sign-On (SSO): Umożliwia użytkownikom logowanie się do wielu systemów za pomocą jednej pary poświadczeń, zmniejszając ryzyko związane z zarządzaniem hasłami.

4. Tworzenie silnych i unikalnych haseł

• Silne hasło: Hasło powinno składać się z co najmniej 12 znaków, zawierać małe i wielkie litery, cyfry oraz znaki specjalne.
• Unikalne hasło dla każdego konta: Używanie tego samego hasła do wielu kont stwarza poważne ryzyko w przypadku wycieku danych. Warto korzystać z menedżerów haseł, które pomagają przechowywać silne i unikalne hasła dla różnych kont.

5. Używanie uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA)

• MFA to technika zabezpieczająca, która wymaga dwóch lub więcej metod weryfikacji tożsamości użytkownika, np. hasła i kodu wysłanego na telefon lub aplikację. Używanie MFA znacznie zwiększa bezpieczeństwo nawet w przypadku kradzieży hasła.

6. Aktualizacja oprogramowania

• Regularne aktualizowanie systemów operacyjnych, aplikacji oraz oprogramowania antywirusowego jest kluczowe w zabezpieczeniu przed nowymi zagrożeniami. Producenci oprogramowania często wydają poprawki (tzw. „łatki”), które zamykają luki bezpieczeństwa.

7. Szyfrowanie danych

• Szyfrowanie w ruchu (np. HTTPS na stronach internetowych) i szyfrowanie danych w spoczynku (np. na urządzeniach, w chmurze) zapewniają, że dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, nawet jeśli ktoś przechwyci je w trakcie transmisji lub uzyska dostęp do przechowywanych plików.

8. Zarządzanie prywatnością w internecie

• Kontrola prywatności na stronach internetowych: Regularne sprawdzanie ustawień prywatności na swoich profilach w mediach społecznościowych oraz na innych stronach, aby ograniczyć dostęp do swoich danych osobowych.
• Używanie pseudonimów: Warto rozważyć używanie pseudonimów lub aliasów zamiast swoich prawdziwych danych w sieci, szczególnie w mniej wiarygodnych miejscach (np. forach internetowych).

9. Unikanie podejrzanych linków i załączników

• Phishing to popularna metoda oszustwa, w której atakujący podszywają się pod wiarygodne źródła (np. banki, instytucje rządowe) w celu wyłudzenia danych osobowych lub pieniędzy.
• Załączniki: załączniki od nieznanych nadawców mogą zawierać złośliwe oprogramowanie (np. wirusy, ransomware).

10. Bezpieczne korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi

• Logowanie do kont wrażliwych (np. bankowych) w publicznych sieciach Wi-Fi.

11. Regularne tworzenie kopii zapasowych danych

• Backup: Regularne tworzenie kopii zapasowych danych, szczególnie ważnych plików, pomaga uniknąć utraty danych w przypadku awarii systemu, ataku ransomware lub innych incydentów.

12. Uważność na aplikacje i uprawnienia

• Zezwalanie na uprawnienia: dostęp do danych, zwłaszcza do lokalizacji, zdjęć, kontaktów czy mikrofonu, uprawnienia wymagane przez aplikacje.
• Aplikacje z nieznanych źródeł: Pobieranie aplikacji tylko z oficjalnych sklepów (Google Play, Apple App Store).

13. Bezpieczne korzystanie z chmury

• Przechowywanie danych w chmurze: Korzystanie z chmurowych usług przechowywania danych, które oferują odpowiednie zabezpieczenia (szyfrowanie, kontrola dostępu), aby dane były bezpieczne. Przechowywanie danych w chmurze z certyfikatami bezpieczeństwa (np. ISO 27001) jest bardziej bezpieczne niż przechowywanie ich na niezaszyfrowanych urządzeniach.
• Udostępnianie dokumentów: Bezpieczne udostępnianie dokumentów i informacji w chmurze z zachowaniem odpowiednich uprawnień i zabezpieczeń, aby tylko uprawnione osoby miały dostęp do wrażliwych danych.

14. Bezpieczne usuwanie danych

• Trwałe usuwanie plików, oprogramowanie.

15. Dobre nawyki cyfrowe

• Stosowanie zasad higieny cyfrowej w codziennej pracy

16. Przykłady ataków sieciowych

• Ataki ransomware: Złośliwe oprogramowanie, które szyfruje dane ofiary i żąda okupu za ich odszyfrowanie.
• Phishing: Oszustwo polegające na podszywaniu się pod zaufane źródło, aby wyłudzić dane logowania, dane osobowe lub pieniądze.
• Włamania: Nieautoryzowany dostęp do systemów informatycznych w celu kradzieży danych, ich modyfikacji lub usunięcia.
• Ataki DDoS (Distributed Denial of Service): Przeładowanie serwera lub sieci ogromną ilością ruchu, co prowadzi do jej przeciążenia i zablokowania.
• Błąd ludzki: Nieostrożność lub nieuwaga pracowników, która może prowadzić do wycieku danych (np. wysyłanie poufnych informacji na niewłaściwy adres e-mail).

Korzyści dla uczestnika/uczestniczki:

Po zakończeniu szkolenia uczestnik/uczestniczka nabędzie praktyczne umiejętności w zakresie:

• Ochrony wrażliwych danych i informacji
• Bezpieczeństwa danych osobowych
• Ochrony danych wrażliwych i poufnych
• Zwiększania zaufania obywateli
• Minimalizacji ryzyka cyberataków i incydentów bezpieczeństwa
• Ochrony przed cyberatakami
• Zwiększenia odporności systemów IT
• Zabezpieczenia procesów pracy i obiegu dokumentów
• Zwiększenia efektywności operacyjnej
• Bezpiecznej automatyzacji procesów
• Ochrony przed utratą danych
• Ochrony przed nadużyciami i oszustwami
• Utrzymania ciągłości pracy i zarządzania kryzysowego
• Stosowania higieny cyfrowej w codziennej pracy

Temat: Narzędzia e-administracji i e-usługi

Szkolenie obejmuje praktyczne zastosowanie narzędzi cyfrowych dostępnych w polskiej administracji, takich jak e-Puap, mObywatel, czy profil zaufany. Ten blok tematyczny odpowiada na zapotrzebowanie urzędów na zwiększenie efektywności obsługi mieszkańców oraz dostępności usług publicznych.

Czas trwania: 7×60 min szkolenie online, 7×60 min szkolenie stacjonarne

Cele:

• Wykształcenie umiejętności praktycznego zastosowanie narzędzi cyfrowych dostępnych w polskiej administracji, takich jak e-Puap, mObywatel, czy profil zaufany.
• Wykształcenie umiejętności stosowania zasad higieny cyfrowej w codziennym życiu

Zagadnienia:

1. ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej)

• Składanie wniosków i pism elektronicznych do administracji publicznej.
• Dostęp do formularzy i deklaracji podatkowych, takich jak PIT.
• Możliwość podpisania dokumentów elektronicznych przy użyciu Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• Usługi dostępne dla obywateli, przedsiębiorców oraz instytucji publicznych.

2. Profil Zaufany (PZ)

• Umożliwia logowanie się do systemów administracji publicznej, takich jak ePUAP, ZUS, czy portal podatkowy.
• Możliwość składania podpisów elektronicznych w systemach rządowych i samorządowych.
• Bezpłatna rejestracja przez bankowość internetową lub w punkcie potwierdzającym.

3. e-Dowód

• Zawiera certyfikaty, które pozwalają na elektroniczne podpisywanie dokumentów
• Dostęp do usług publicznych (np. e-recepty, e-zwolnienia).
• Wspiera załatwianie spraw urzędowych bez konieczności osobistego stawiania się w urzędach.

4. e-ZUS

• Składanie deklaracji ubezpieczeniowych i ZUS DRA.
• Możliwość sprawdzenia stanu konta emerytalnego i historii składek.
• Wysyłanie dokumentów do ZUS online (np. wnioski o świadczenia).
• Wgląd w informacje o ubezpieczeniach zdrowotnych i emerytalnych.

5. e-Recepta

• Wystawianie i odbieranie e-recepty przez pacjentów.
• Możliwość realizacji recept w aptekach bez konieczności posiadania papierowej wersji.
• Ułatwia dostęp do leków i monitorowanie historii leczenia.

6. e-PIT (Elektroniczny Podatek dochodowy)

• Automatyczne wypełnianie formularzy PIT na podstawie danych od pracodawców oraz instytucji finansowych.
• Możliwość zatwierdzenia i wysłania PIT online bez konieczności wychodzenia z domu.
• Bezpieczne składanie deklaracji, z możliwością rozliczenia podatku lub uzyskania zwrotu.

7. Centralny Rejestr Elektronicznych Faktur (CRF)

• Wysyłanie faktur VAT w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami polskiego prawa.
• Automatyczne przesyłanie faktur do administracji skarbowej w celu weryfikacji i archiwizacji.
• Zgodność z ustawą o VAT w zakresie przesyłania e-faktur.

8. System PESEL

• Wykorzystywany do identyfikacji obywateli w systemach administracji publicznej.
• Służy do wydawania dokumentów tożsamości, takich jak dowód osobisty.
• Wspiera administrację w procesie wydawania decyzji administracyjnych i realizacji e-usług.

9. Gov.pl – Portal usług publicznych

• Dostarczanie informacji o dostępnych usługach administracyjnych.
• Dostęp do formularzy, wniosków i instrukcji dotyczących załatwiania spraw urzędowych online.
• Możliwość logowania się do różnych systemów administracji publicznej za pomocą Profilu Zaufanego lub e-dowodu.

10. Bankowość elektroniczna i e-administracja

• Umożliwia opłacanie różnych zobowiązań finansowych bezpośrednio z poziomu portali administracyjnych.
• Przesyłanie potwierdzeń płatności do odpowiednich urzędów.
• Integracja z systemami rządowymi, takimi jak portal podatkowy.

11. e-WUŚ (Elektroniczna Weryfikacja Uprawnień Świadczeniobiorcy)

• Sprawdzanie statusu ubezpieczenia zdrowotnego pacjenta w systemie NFZ.
• Weryfikacja, czy osoba ma prawo do świadczeń zdrowotnych w ramach ubezpieczenia.
• Automatyczne przesyłanie zapytań do NFZ o uprawnienia pacjenta.

12. e-KRS (Elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy)

• Rejestracja nowych podmiotów gospodarczych oraz zmian w istniejących firmach.
• Weryfikacja danych firm i organizacji, takich jak dane kontaktowe, przedstawiciele prawni itp.
• Dostęp do publicznych informacji o zarejestrowanych podmiotach.

13. Dobre nawyki cyfrowe

• Stosowanie zasad higieny cyfrowej w codziennej pracy

Korzyści dla uczestnika/uczestniczki:

Po zakończeniu szkolenia uczestnik/uczestniczka nabędzie praktyczne umiejętności w zakresie:

• Zwiększenia kompetencji cyfrowych: Szkolenie pozwoli na zdobycie lub pogłębienie umiejętności korzystania z nowoczesnych platform cyfrowych, które są kluczowe w codziennej pracy urzędniczej.
• Usprawnienia procesów administracyjnych: Nauka efektywnego wykorzystania narzędzi takich jak e-Puap czy mObywatel pozwoli na szybsze załatwianie spraw obywateli, co przekłada się na wzrost zadowolenia mieszkańców.
• Zabezpieczania danych osobowych
• Rozumienia funkcjonowania i zarządzania e-usługami
• Zmniejszenia błędów proceduralnych
• Szybkiego reagowania na zmiany w przepisach
• Efektywne zarządzanie czasem pracy.
• Stosowania higieny cyfrowej w codziennej pracy

Temat: Zarządzanie danymi i analiza danych

Umiejętności efektywnego zarządzania danymi i otwierania danych (open data) jest niezbędna dla poprawy jakości usług publicznych oraz zwiększenia transparentności działań administracji.

Czas trwania: 7 x 60 min. szkolenie online, 7 x 60 min. szkolenie stacjonarne

Cele:

• Wykształcenie umiejętności przetwarzania i analizowania danych w sposób, który wspiera decyzje strategiczne i operacyjne urzędów.
• Wykształcenie umiejętności stosowania zasad higieny cyfrowej w codziennym życiu

Zagadnienia:

1. Cechy danych otwartych:

• Dostępność: Muszą być dostępne w sposób bezpłatny i bezbarierowy.
• Przejrzystość: Dane muszą być opublikowane w sposób przejrzysty i zrozumiały, aby mogły być wykorzystywane przez jak najszersze grono użytkowników.
• Ponowne wykorzystanie: Dane mogą być używane w dowolny sposób, zarówno komercyjnie, jak i niekomercyjnie.
• Formaty: Dane otwarte są publikowane w otwartych formatach (np. CSV, JSON, XML, GeoJSON), które można łatwo analizować i przetwarzać.
• Licencja: Wiele zbiorów danych otwartych jest udostępnianych na licencjach, które zezwalają na ich dowolne wykorzystywanie, np. Creative Commons.

2. Przykłady danych otwartych:

• Dane rządowe: Statystyki gospodarcze, dane o zdrowiu publicznym, dane meteorologiczne, dane z ewidencji ludności.
• Dane o transporcie: Rozkłady jazdy, dane o ruchu drogowym, dane o trasach lotniczych, dane o stanie dróg.
• Dane geograficzne: Mapy, dane GIS (Geographic Information Systems), dane o powierzchni gruntów, dane o terenie.
• Dane o edukacji: Dane o szkołach, kursach, programach nauczania, wynikach matur.
• Dane o środowisku: Dane o jakości powietrza, poziomach zanieczyszczenia wody, dane o bioróżnorodności.

3. Zarządzanie danymi otwartymi (Open Data Management)

• Publikacja danych, Platformy Open Data: Wiele rządów i organizacji udostępnia dane otwarte za pośrednictwem dedykowanych platform, takich jak data.gov.pl w Polsce, data.gov w USA, EU Open Data Portal w Unii Europejskiej, World Bank Open Data.
• Formaty danych: Udostępnianie danych w otwartych, znormalizowanych formatach (np. CSV, JSON, GeoJSON), które umożliwiają ich łatwe pobieranie i przetwarzanie.
• Zbieranie danych: Urzędnicy często zbierają dane poprzez formularze, wnioski, ankiety, a także systemy informatyczne. Ważne jest, aby dane były zbierane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa (np. RODO w Unii Europejskiej).
• Przechowywanie danych: Dane muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, z zachowaniem poufności, integralności i dostępności. Systemy informacyjne muszą być odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
• Udostępnianie danych: Urzędnicy muszą zapewnić, aby dane były dostępne dla innych pracowników administracji publicznej, a także dla obywateli, o ile jest to zgodne z przepisami prawa. Przykładem może być udostępnianie danych publicznych na portalach ePUAP czy BIP (Biuletyn Informacji Publicznej).

4. Analiza danych otwartych (Open Data Analytics)

Eksploracja danych (Data Exploration):

• Tworzenia raportów: Na podstawie danych urzędnicy opracowują raporty, które są następnie wykorzystywane przez decydentów, np. w przypadku oceny skutków polityki publicznej.
• Prognozowania: Analiza danych może również dotyczyć prognozowania, np. przewidywania liczby obywateli korzystających z usług publicznych, które mogą wpłynąć na planowanie zasobów lub rozwoju infrastruktury.
• Analiza statystyczna: Urzędnicy często korzystają z narzędzi takich jak Excel, Power BI, R, Python lub specjalistyczne oprogramowanie do analizy danych w celu obliczania wskaźników, wykresów i analiz statystycznych. Dzięki temu możliwe jest wyciąganie wniosków dotyczących np. trendów społecznych, demograficznych, gospodarczych.

Wizualizacja danych:

• Mapy i wykresy: Wizualizacja danych geograficznych, jak i liczbowych za pomocą wykresów i map.

5. Bezpieczeństwo danych

Szyfrowanie danych

• Zabezpieczenie dostępu (autoryzacja i autentykacja)

6. Przykłady zastosowań

• Ewidencja ludności i inne rejestry publiczne: Urzędnicy odpowiedzialni za utrzymywanie ewidencji ludności muszą zarządzać ogromnymi zbiorami danych, które są następnie wykorzystywane do planowania polityki publicznej, organizowania wyborów, czy wnioskowania o świadczenia socjalne.
• Analiza budżetu: W przypadku budżetu państwowego lub samorządowego, analiza danych pozwala na monitorowanie wydatków i przychodów, identyfikowanie oszczędności lub obszarów wymagających dodatkowych inwestycji.
• Zarządzanie kryzysowe: W sytuacjach kryzysowych, takich jak pandemie, urzędnicy wykorzystują dane z różnych źródeł (np. dane medyczne, dane o mobilności ludności) w celu podejmowania decyzji w sprawie ograniczeń czy dystrybucji zasobów.

7. Dobre nawyki cyfrowe

• Stosowanie zasad higieny cyfrowej w codziennej pracy

Korzyści dla uczestnika/uczestniczki:

Po zakończeniu szkolenia uczestnik/uczestniczka nabędzie praktyczne umiejętności w zakresie:

• Lepszego podejmowania decyzji
• Lepszej jakość usług publicznych
• Zwiększenia przejrzystości i odpowiedzialności
• Lepszego zarządzanie zasobami
• Wspierania innowacji i reform
• Lepszej współpracy i wymiany informacji
• Zwiększenia satysfakcji obywateli
• Umiejętności analitycznych
• Wykorzystania nowoczesnych narzędzi
• Stosowania higieny cyfrowej w codziennej pracy

Temat: Cyfryzacja procesów back-office w podmiotach świadczących usługi publiczne

Zajęcia skupiają się na wykorzystaniu nowoczesnych technologii do usprawnienia operacji administracyjnych. Uczestnicy poznają najlepsze praktyki w zakresie efektywnego zarządzania procesami back-office oraz obsługi dokumentów i e-doręczeń w systemie dziedzinowym zintegrowanym z elektronicznym obiegiem dokumentów, które zwiększają efektywność i transparentność działań, usprawniając proces transformacji cyfrowej w samorządach.

Czas trwania: 7 x 60 min. szkolenie online, 7 x 60 min. szkolenie stacjonarne

Cele:

• Wykształcenie umiejętności wykorzystywania systemów teleinformatycznych w samorządach do obsługi przesyłek wpływających, wychodzących oraz spraw.
• Wykształcenie umiejętności monitorowania oraz zarządzania procesami e-doręczeń.
• Wykształcenie umiejętności analizy i optymalizacji procesów back-office w administracji samorządowej.
• Wykształcenie umiejętności stosowania zasad higieny cyfrowej w codziennym życiu.

Zagadnienia:

1. Zarządzanie dokumentacją

Wprowadzenie do systemów klasy EZD

• Omówienie korzyści z wdrożenia systemów EZD w administracji publicznej.

Podstawy prawne zarządzania dokumentacją w JST

• Omówienie ustaw i rozporządzeń regulujących postępowanie z dokumentacją w Polsce (m.in. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym, ustawa o dostępie do informacji publicznej).
• Wprowadzenie do zasad archiwizacji i przechowywania dokumentacji w JST.
• Wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) i ich wpływ na zarządzanie dokumentacją.

Struktura i funkcje systemów EZD

• Omówienie podstawowych modułów systemu EZD (rejestracja dokumentów, obieg dokumentów, archiwizacja itp.).
• Podstawowe funkcje: rejestracja, dekretacja, tworzenie dokumentów, obieg dokumentów, akceptacja, archiwizacja.
• Przykłady pracy z systemem na rzeczywistych dokumentach.

Procesy dokumentacyjne w JST

• Analiza typowych procesów dokumentacyjnych w JST (np. korespondencja przychodząca i wychodząca, dokumentacja finansowa, umowy).
• Zarządzanie dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną.
• Integracja systemu EZD z innymi systemami wykorzystywanymi w JST.

Postępowanie z dokumentacją: instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt

• Zasady stosowania instrukcji kancelaryjnej w systemie EZD.
• Znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt i jego obsługa w systemie EZD.
• Kategorie dokumentów i okresy przechowywania dokumentacji.

2. Cyfryzacja merytorycznych procesów back-office

Wprowadzenie do cyfryzacji procesów administracyjnych

• Omówienie kluczowych wyzwań związanych z cyfryzacją administracji.

Znaczenie cyfryzacji w administracji publicznej

• Główne korzyści wynikające z integracji systemów dziedzinowych z elektronicznym obiegiem dokumentów.
• Wprowadzenie do obsługi e-doręczeń i jej roli w procesach dokumentacyjnych

Regulacje prawne dotyczące e-doręczeń i systemów dziedzinowych

• Ustawa o doręczeniach elektronicznych i jej znaczenie w praktyce JST.
• Kodeks postępowania administracyjnego w kontekście cyfryzacji dokumentacji.

System dziedzinowy – kluczowe funkcjonalności i integracja z e-doręczeniami

• Rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących.
• Przepływ informacji między systemami dziedzinowymi a e-doręczeniami.
• Automatyzacja procesów e-doręczeń – rejestrowanie potwierdzeń odbioru, śledzenie statusów.

Obsługa procesów pism przychodzących i wychodzących w systemie dziedzinowym

• Automatyczna rejestracja i dekretacja pism w systemie dziedzinowym.
• Tworzenie, podpisywanie i wysyłanie pism z wykorzystaniem e-doręczeń.

Praktyczne aspekty z obsługi systemu dziedzinowego i e-doręczeń

• Scenariusze obsługi różnych typów dokumentów i doręczeń – krok po kroku.
• Proces wysyłki i monitorowanie e-doręczeń.

Wykorzystanie danych zintegrowanego systemu dziedzinowego w optymalizacji procesów kontrolno-sprawozdawczych

• Jak dane z systemu dziedzinowego wspierają działania kontrolno-sprawozdawcze?
• Rodzaje danych dostępnych w systemie dziedzinowym.
• Łączenie danych z różnych źródeł w celu kompleksowej sprawozdawczości.
• Automatyzacja tworzenia sprawozdań i minimalizacja błędów ludzkich.

3. Dobre nawyki cyfrowe

• Stosowanie zasad higieny cyfrowej w codziennej pracy

Korzyści dla uczestnika/uczestniczki:

Po zakończeniu szkolenia uczestnik/uczestniczka nabędzie praktyczne umiejętności w zakresie:

1. Rejestracji, dekretacji oraz przetwarzania korespondencji w systemach klasy EZD
2. Obsługi dokumentacji różnego typu, archiwizacji oraz wyszukiwania dokumentów
3. Zarządzanie i monitorowanie procesów e-doręczeń
4. Optymalizacja procesów back-office
5. Stosowania higieny cyfrowej w codziennej pracy

Temat: Zaawansowane narzędzia do zdalnej pracy i komunikacji

Czas trwania: 7×60 min szkolenie online, 7×60 min szkolenie stacjonarne

Cele: Zapoznanie uczestników z aspektami cyfrowej komunikacji i współpracy, ze skutecznym korzystaniem z cyfrowych narzędzi, platform i strategii w celu komunikowania się, współpracy i wydajnej pracy z innymi. Zajęcia zostaną poświęcone najskuteczniejszym narzędziom i platformom, takim jak video konferencje, współdzielone dokumenty czy bezpieczne przesyłanie danych, które umożliwiają efektywne funkcjonowanie zespołów rozproszonych.

1. Narzędzia do komunikacji

Microsoft Teams

• Czaty indywidualne oraz grupowe.
• Spotkania wideo z możliwością nagrywania.
• Integracja z Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint).
• Współdzielenie plików w chmurze (OneDrive).
• Automatyczne tłumaczenie wiadomości.
• Wsparcie dla aplikacji trzecich.

Slack

• Kanały do komunikacji w zespołach i projektach.
• Integracje z aplikacjami (Google Drive, Trello, Jira, Asana).
• Możliwość wysyłania wiadomości głosowych i wideo.
• Bots automatyzujące zadania i procesy.
• Wyszukiwarka w wiadomościach, plikach i dokumentach.
• Możliwość współdzielenia plików i dokumentów.

Zoom

• Wideokonferencje z możliwością udostępniania ekranu.
• Nagrywanie spotkań.
• Pokój wirtualny z możliwością podziału na mniejsze grupy (breakout rooms).
• Wirtualne tła i filtracja hałasu.
• Integracja z kalendarzami i aplikacjami do zarządzania zadaniami.
• Możliwość zapraszania uczestników bez konieczności rejestracji.

Google Meet

• Wideokonferencje zintegrowane z ekosystemem Google Workspace.
• Możliwość prowadzenia spotkań wideo, czatów, współdzielenia ekranów i plików.

Discord

• Narzędzie do komunikacji zespołowej
• Tekstowe i głosowe czaty,
• Możliwość tworzenia kanałów tematycznych oraz integrację z innymi aplikacjami.

2. Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami

Trello

• Wizualne zarządzanie projektami z kartami i listami.
• Dodawanie terminów, przypomnienia i komentarzy do zadań.
• Integracje z aplikacjami (Slack, Google Drive, Dropbox).
• Możliwość współpracy w czasie rzeczywistym.
• Śledzenie postępu prac i aktualizowanie statusu zadań.
• Tablice publiczne i prywatne.

Asana

• Tworzenie projektów z zadaniami, terminami, podzadaniami i przypisaniem do osób.
• Możliwość używania widoku listy, tablicy lub kalendarza.
• Integracje z narzędziami takimi jak Slack, Microsoft Teams, Google Drive.
• Automatyzacja procesów i przypomnienia.
• Raportowanie postępu projektu i mierzenie wyników.
• Zadania do delegowania z odpowiednimi terminami i priorytetami.

3. Narzędzia do współdzielenia plików i pracy w chmurze

Google Drive

• Przechowywanie plików, zdjęć i dokumentów w chmurze.
• Współpraca nad dokumentami Google (Google Docs, Sheets, Slides).
• Synchronizacja plików na różnych urządzeniach.
• Integracja z Google Meet do wideokonferencji.
• Wersjonowanie dokumentów, możliwość komentowania.
• Dostęp do plików offline.

Dropbox

• Szerokie możliwości przechowywania i synchronizacji plików w chmurze.
• Współdzielenie plików i folderów z innymi użytkownikami.
• Zabezpieczenie plików za pomocą szyfrowania.
• Wersjonowanie plików.
• Integracja z narzędziami takimi jak Slack i Zoom.

OneDrive

• Przechowywanie i synchronizacja plików w chmurze.
• Integracja z aplikacjami Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint).
• Współpraca w czasie rzeczywistym nad dokumentami.
• Wysokiej jakości szyfrowanie danych.
• Możliwość pracy offline i automatyczna synchronizacja po ponownym połączeniu.

SharePoint

• Zarządzanie dokumentami,
• Tworzenie baz danych i współpraca w zespole,
• Wysoka użyteczność w administracji publicznej,
• Oferuje wysoki poziom kontroli dostępu, integrację z systemami rządowymi i przestrzeganie regulacji prawnych.

Korzyści wynikające z korzystania z narzędzi do pracy zdalnej i komunikacji:

1. Elastyczność i mobilność
2. Wydajność i organizacja pracy
3. Skuteczna komunikacja
4. Zwiększenie dostępności i responsywności
5. Współpraca w zespole
6. Zwiększenie bezpieczeństwa danych i dokumentów
7. Szkolenia i rozwój
8. Zwiększenie satysfakcji obywateli
9. Optymalizacja kosztów